POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Identité du responsable du traitement

Aurélie Van Der Perre de Privanot asbl est responsable des traitements effectués sur vos données à caractère personnel au sein de l’Etude Actalex.

Numéro BCE : BE0767.666.116

Adresse : 1, Boulevard d’Herseaux à Dottignies

Identité du délégué à la protection des données (« DPO »)

Le « département DPO mutualisé du Notariat » auprès de Privanot asbl a été désigné par le responsable des traitements en qualité de délégué à la protection des données.

Adresse : rue de la Montagne, 30 à 1000 Bruxelles

Collecte et utilisation de données à caractère personnel

Traitements – En tant qu’officier public, pour l’accomplissement de ses activités, le Notaire est amené à collecter et à utiliser des données à caractère personnel vous concernant.

Les données à caractère personnel vous concernant sont soit collectées directement auprès de vous, soit issues de base de données officielles. En effet, du fait qu’il exerce une parcelle de l’autorité publique, le Notaire accède à diverses sources de données authentiques strictement encadrées par des législations spécifiques.

Données – Par « données à caractère personnel », l’on entend « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ». Il s’agit notamment de données d’identification (nom, prénom, état civil, numéro de registre national, date et lieu de naissance,…), de données de contact (adresse, numéro de téléphone,…), d’informations d’ordre économique et financier (données bancaires,…), de données relatives aux actes passés en l’étude et de données relatives à la situation familiale, sociale, fiscale et autre que le notaire est tenu de récolter à votre sujet auprès des sources officielles et des administrations.

Finalités – Le Notaire récolte et traite des données à caractère personnel afin de garantir la sécurité juridique des transactions dont il assure l’authenticité ainsi que pour la gestion des dossiers qui lui sont confiés.

Communication des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel traitées par le Notaire sont susceptibles d’être communiquées à d’autres personnes (« destinataires ») et, en particulier :

aux partenaires légalement habilités tels que les services publics et les institutions notariales pour la conservation des copies d’actes et de leurs métadonnées dans le cadre de l’enregistrement électronique et pour l’inscription de vos données dans les registres centraux du notariat (p.ex. registre des contrats de mariage, registre des testaments, registre des contrats de mandat, registre des déclarations relatives à la désignation d’un administrateur ou d’une personne de confiance) ;
à la Fédération Royale du Notariat belge asbl en ce qui concerne les données relatives aux immeubles afin d’être enregistrées dans une base de données du notariat destinée à produire des statistiques et à permettre au Notaire d’évaluer la valeur des biens immobiliers lors de ses activités ;
de manière générale, à la Fédération Royale du Notariat belge asbl pour être traitées à des fins statistiques et de recherches scientifiques ;
aux autres notaires impliqués dans votre dossier ;
aux banques concernées par votre dossier ;
à d’autres destinataires, pour la gestion et la continuité des dossiers tels que les fournisseurs de logiciels de gestion de dossiers et de fournisseurs de logiciels de business intelligence en vue d’améliorer les services rendus aux clients.

Ces données doivent être communiquées à ces différents destinataires afin de permettre au Notaire de respecter les obligations légales auxquelles il est soumis et de gérer correctement votre dossier.

Protection des données à caractère personnel

Champ d’application – Les traitements de données à caractère personnel effectués par le Notaire sont soumis aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 intitulé « Règlement général sur la protection des données ».

Cette réglementation concerne tant les données traitées électroniquement que celles contenues dans les dossiers et documents papiers que l’on retrouve dans l’Etude du Notaire, pour autant néanmoins que ces fichiers ou dossiers soient « structurés selon des critères déterminés ». Les données à caractère personnel contenues dans les dossiers électroniques et papiers, dans les testaments et dans les actes authentiques sont donc protégés par ledit Règlement.

Licéité – Les traitements de données à caractère personnel effectués par le Notaire sont considérés comme licites dès lors qu’ils sont, dans la plupart des cas, nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis (telles que celles qui ressortent, par exemple, de la législation relative à la prévention du blanchissement de capitaux) ou nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public dont le notaire est investi.

Dans les autres cas, c’est le caractère nécessaire du traitement dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles auxquels vous êtes partie ou l’intérêt légitime du Notaire à améliorer les services rendus en cas d’utilisation d’un logiciel de business intelligence qui constituent la base de licéité.

Durée de conservation – En vertu du principe de limitation de conservation des données à caractère personnel, lesdites données ne peuvent être conservées que durant le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie et ce, en fonction des lois applicables au cas d’espèce et des délais de prescription des actions réelles et personnelles. Cette durée de conservation varie, en fonction des données concernées, de 10 à 30 ans (à compléter par le notaire)

Mesures de sécurité – Le Notaire prend diverses mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque de vos données. Ainsi, le Notaire veille notamment à sécuriser l’accès à vos données par ses collaborateurs et les sous-traitants auxquels il fait éventuellement appel, à protéger son réseau informatique et ses serveurs, à encadrer la maintenance et la destruction de vos données,…

L’examen de ces mesures sera fait, tous les trois ans, par le DPO précité, par le biais d’un audit technique et procédural de son étude au regard des principes du RGPD.

Droits des personnes concernées – En vertu de cette réglementation, en tant que personne concernée par les traitements de données à caractère personnel effectués par le Notaire, vous disposez d’un droit à un traitement transparent de vos données, d’un droit à l’information et d’un droit d’accès.

Sous certaines conditions et dans des hypothèses strictement définies, vous disposez également d’un droit de rectification et d’effacement des données vous concernant ainsi que d’un droit d’opposition à leur utilisation et d’un droit à la limitation du traitement.

Vous pouvez exercer vos droits directement auprès du Notaire ou auprès du Délégué à la Protection des Données qu’il a désigné (« Département DPO mutualisé du Notariat » auprès de Privanot asbl, info@privanot.be).

Enfin, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés conformément au Règlement, vous êtes habilité à introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle (Autorité belge de protection des données, rue de la Presse, 35, à 1000 Bruxelles) ou à introduire un recours juridictionnel.

Pour toute question éventuelle, veuillez prendre contact avec le Délégué à la Protection des Données désigné par le Notaire à l’adresse suivante : info@privanot.be.

Il est normal que vous accordiez une importance particulière à la manière dont vos données sont obtenues, utilisées et partagées.

La présente politique de protection des données à caractère personnel (la « Politique ») illustre l’engagement de ActaLex – Société à responsabilité limitée sous le numéro BE0767.666.116 et dont les bureaux sont situés au 1, Boulevard d’Herseaux à Dottignies– en tant que responsable de traitement eu égard au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel de ses utilisateurs et clients.

Aussi, la présente politique de protection des données à caractère personnel (la « Politique ») a été rédigée pour vous permettre de prendre connaissance des pratiques et des conditions dans lesquelles ActaLex recueille, utilise et conserve vos données à caractère personnel (les « Données »).

Vous y trouverez les différentes Données que nous pouvons collecter et traiter ou que vous pouvez nous transmettre lorsque vous accédez et/ou utilisez notre site internet.

Compte tenu de l’évolution constante des lois et règlements en matière de technologie et de protection des données à caractère personnel, il est probable que la présente Politique soit mise à jour.

Si vous êtes inscrit à la newsletter de ce Site, vous serez informé de ses éventuelles modifications par mail. Si l’une quelconque des clauses de la présente Politique devait être déclarée nulle ou contraire à la réglementation, elle sera réputée non écrite mais n’entraînera pas la nullité des autres clauses de la présente Politique.

La présente Politique trouve à s’appliquer pour les Données collectées :

Via le site ;
Via les mails échangés entre ActaLex et vous ou tout autre outil de messagerie électronique ;
Lorsque vous créez un compte d’utilisateur sur le Site ;
Lorsque vous vous inscrivez à la Newsletter du Site (la « Newsletter »).

Elle ne s’applique pas aux informations collectées par toutes tierces parties ou par le biais de sites gérés par ces dernières ; y compris via des applications ou contenus (y compris les publicités) redirigeant l’utilisateur vers les Sites.

Nous vous remercions de lire attentivement la Politique pour comprendre clairement nos pratiques concernant le traitement de vos Données et vous informons que la consultation et/ou l’utilisation de nos Sites entraîne nécessairement l’acceptation de la présente Politique. Si cette dernière n’obtient pas votre adhésion, nous vous invitons à ne pas utiliser notre site. Il vous appartient de vous assurer que les Données communiquées à ActaLex sont complètes, exactes et à jour.

1. Collecte des données

Lors d’une visite du site www.actalex.be sans enregistrement (du type login ou autre) de votre part sur un emplacement sécurisé, ActaLex ne recueille pas de données personnelles.
Nous recueillons des informations uniquement lorsque vous vous inscrivez sur notre site, lorsque vous vous connectez à votre compte, faites un achat, participez à un concours, et / ou lorsque vous vous déconnectez.
ActaLex peut enregistrer certaines informations à des fins statistiques, administratives ou d’amélioration du Site, sans que celles-ci permettent la révélation de données personnelles ou l’identification d’un visiteur individuel.

Pour résumé, nous sommes susceptibles de collecter les Données suivantes :

Votre adresse électronique vous sera nécessairement demandée si vous souhaitez créer un compte d’utilisateur, communiquer avec nous via les formulaires de contact et/ou recevoir notre Newsletter ;
Les Données relatives à votre identité telles que votre nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone pourront vous être demandées ;
Les Données relatives à la navigation : il s’agit des Données relatives à la manière dont vous utilisez les Sites comprenant : l’adresse IP, le navigateur utilisé, la durée de navigation, l’historique des recherches, le système d’exploitation utilisé, la langue et les pages visualisées ;
Les Données concernant vos visites sur nos Sites, y compris les données de trafic, les fichiers de journal et autres données ou ressources de communication que vous utilisez en accédant à nos Sites ;
Les Données relatives aux commandes : votre adresse postale est nécessaire à l’établissement des factures. De même, vos coordonnées bancaires devront être renseignées pour procéder au paiement de votre commande ;
Les Données relatives à l’utilisation des réseaux sociaux lorsque vous en utilisez les fonctionnalités.
Les Données peuvent être collectées de différentes façons. Les Données peuvent être collectées de manière directe lorsque vous nous les transférez au moyen des formulaires de contact et de création de compte d’utilisateur, d’inscription à la Newsletter disponibles sur le Site et/ou communiquées lorsque vous nous contactez par téléphone.

Lorsque vous nous contactez selon ces différents moyens, une copie de vos échanges avec ActaLex y compris les adresses courriels, est effectuée et archivée.

ActaLex collecte également de manière indirecte vos Données au moyen de cookies/traceurs. Nous vous invitons à prendre connaissance de notre Politique de cookies, destinée à vous aider à mieux comprendre ces technologies et l’utilisation que nous en faisons sur nos Sites et dans le cadre de nos services, applications et outils.

2. Utilisation des données

Toutes les informations que nous recueillons auprès de vous peuvent être utilisées pour :

Personnaliser votre expérience et répondre à vos besoins individuels
Fournir un contenu publicitaire personnalisé
Améliorer notre site Web
Améliorer le service client et vos besoins de prise en charge
Vous contacter par e-mail
Administrer un concours, une promotion, ou une enquête

3. Confidentialité des données

Nous sommes les seuls propriétaires des informations recueillies sur ce site. Vos informations personnelles ne seront pas vendues, échangées, transférées, ou données à une autre société pour n’importe quelle raison, sans votre consentement, en dehors de ce qui est nécessaire pour répondre à une demande et / ou une transaction, comme par exemple pour expédier une commande.

4. Durée de conservation des données

ActaLex ne conserve vos Données que pour la durée nécessaire aux finalités exposées à l’Article 2. Cette durée de conservation n’est pas la même selon les Données en cause, la nature et la finalité de la collecte étant susceptible de faire varier cette durée. De même, certaines obligations légales imposent une durée de conservation spécifique. Lorsque vous êtes inscrit à la Newsletter, nous conservons votre adresse courriel jusqu’à votre désinscription.

Lorsque vous prenez contact avec ActaLex grâce aux différents formulaires de contact, e-mail ou que vous communiquez avec nous par téléphone, vos données seront conservées jusqu’à cinq (5) ans à compter du dernier contact. S’agissant de votre compte d’utilisateur, vos données de facturation sont conservées pendant dix (10) ans à compter de la date d’achat. Le reste de vos données seront conservées pendant cinq (5) ans à compter de votre demande de désactivation de votre compte d’utilisateur. Vos coordonnées de carte bancaire, pour tout achat, seront conservées pendant treize (13) mois à compter de la date de débit, en cas d’éventuelles contestations de la transaction. Lorsque vous le demandez, votre compte d’utilisateur du Site sera désactivé, puis totalement supprimé à l’issue des durées susmentionnées à compter du jour où vous en avez formulé la demande.

Enfin, s’agissant des Données collectées au moyen des cookies ou traceurs, elles seront conservées jusqu’à six (6) mois pour les cookies ou traceurs mesurant l’audience et jusqu’à treize (13) mois pour les autres. Au-delà des durées de conservation susmentionnées, vos Données seront anonymisées pour être conservées à des fins exclusivement statistiques.

5. Protection des données personnelles

Nous mettons en œuvre une variété de mesures de sécurité pour préserver la sécurité de vos informations personnelles. Nous utilisons un cryptage à la pointe de la technologie pour protéger les informations sensibles transmises en ligne. Nous protégeons également vos informations hors ligne. Seuls les employés qui ont besoin d’effectuer un travail spécifique (par exemple, la facturation ou le service à la clientèle) ont accès aux informations personnelles identifiables. Les ordinateurs et serveurs utilisés pour stocker des informations personnelles identifiables sont conservés dans un environnement sécurisé.

6. Quels sont vos droits ?

Conformément à la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et, à partir du 25 mai 2018, au Règlement Européen 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données), les utilisateurs dont les données ont été collectées disposent du droit de consulter ces données, de demander leur correction ou, si nécessaire, leur suppression.

Les utilisateurs peuvent également s’opposer au traitement des données les concernant. Ces droits peuvent être exercés en adressant une demande écrite par e-mail à l’adresse :

ActaLex
Boulevard d’Herseaux, 1
7711 Dottignies
Tél. : +32 (0) 56 56 20 40
E-mail : info@@actalex.be

Les plaintes en cas de violation des règles belges applicables en matière de protection des données à caractère personnel sur ce Site Web peuvent être adressées à la Commission Belge de la Protection de la Vie Privée, à l’adresse commission@privacycommission.be.

7. Divulgation à des tiers

Nous ne vendons, n’échangeons et ne transférons pas vos informations personnelles identifiables à des tiers. Cela ne comprend pas les tierce parties de confiance qui nous aident à exploiter notre site Web ou à mener nos affaires, tant que ces parties conviennent de garder ces informations confidentielles.

Nous pensons qu’il est nécessaire de partager des informations afin d’enquêter, de prévenir ou de prendre des mesures concernant des activités illégales, fraudes présumées, situations impliquant des menaces potentielles à la sécurité physique de toute personne, violations de nos conditions d’utilisation, ou quand la loi nous y contraint.

Les informations non-privées, cependant, peuvent être fournies à d’autres parties pour le marketing, la publicité, ou d’autres utilisations.

8. Les cookies et autres traceurs

Un « cookie » est un petit fichier enregistré sur le disque dur de votre ordinateur lors de la visite d’un site ou de la consultation d’une publicité. Ces cookies sont utilisés afin d’améliorer votre expérience utilisateur en vous proposant des services ou des offres correspondant à vos centres d’intérêt. Vous pouvez à tout moment refuser leur utilisation en configurant votre navigateur Internet.
La nature et l’objectif des cookies utilisés par le Site Web sont détaillés ci-dessous. Certains cookies sont nécessaires pour certaines fonctions techniques du Site Web et ne seront enregistrés que pour une période limitée.

Les types de cookies utilisés

La mesure d’audience (Google Analytics) : Les outils de mesures d’audience sont déployés afin d’obtenir des informations sur la navigation des visiteurs. Leur objectif est de permettre l’analyse des comportements de navigation sur le site à des fins d’optimisation.
Les boutons sociaux: Notre site peut contenir des applications informatiques émanant de tiers. Ce peut être notamment le cas avec des boutons/liens avec des réseaux sociaux (c’est notamment le cas des boutons « Partager », « J’aime », issus de réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter…). Nous vous invitons dès lors à consulter leur politique de gestion de cookies et notamment de protection de la vie privée.
La publicité: Il s’agit des cookies utilisés sur notre site ou en dehors de notre site pour vous présenter des publicités ou vous adresser des informations adaptées à vos centres d’intérêt. Les cookies publicitaires sont notamment utilisés pour limiter le nombre de fois où vous voyez une publicité et nous aident à mesurer l’efficacité d’une campagne publicitaire.

La gestion des cookies

Pour accepter ou refuser l’installation de cookies, vous devez paramétrer votre navigateur Internet. La configuration de chaque navigateur étant différente, elle est décrite dans le menu d’aide de votre navigateur, qui vous permettra de savoir de quelle manière modifier vos souhaits en matière de cookies.

Vous pouvez les désactiver de la façon suivante :

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Choisissez le menu « Outils », puis « Options Internet »
Cliquez sur l’onglet « Confidentialité »
Sélectionnez le niveau souhaité à l’aide du curseur

Mozilla Firefox

Choisissez le menu « Outils » puis « Options »
Cliquez sur l’onglet « Vie privée »
Dans la liste déroulante « Règles de conservation » sélectionnez le niveau souhaité

Google Chrome

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Safari

Cliquez dans le menu « Safari »
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Dans l’onglet « Sécurité » sélectionnez le niveau souhaité

Veuillez noter qu’il est possible que la suppression des cookies rende la navigation plus difficile, voire impossible.

9. Se désabonner

Nous utilisons l’adresse e-mail que vous fournissez pour vous envoyer des informations et mises à jour relatives à votre commande, des nouvelles de l’entreprise de façon occasionnelle, des informations sur des produits liés, etc. Si à n’importe quel moment vous souhaitez vous désinscrire et ne plus recevoir d’e-mails, des instructions de désabonnement détaillées sont incluses en bas de chaque e-mail.

10. Consentement

En utilisant notre site, vous consentez à notre politique de confidentialité.

11. Réalisation et hébergement du site

Le Site Internet ActaLex a été réalisé par:

Imprimerie Losfeld SA
Rue De La Couronne 76
7730 Estaimpuis
E-mail : info@losfeld.be

Le site internet est hébergé chez :

OVH.com
2 rue Kellermann
59100 Roubaix – France
Tél. : 0 899 498 765